Document Management System
DMS umožňuje následnou archivaci dat, jejich maximální přístupnost a definici jednotlivých práv k dokumentům pouze oprávněným osobám. Vše při zachování vysoké bezpečnosti. Významnou funkcí je tzv. oběh dokumentů v elektronické podobě – workflow, typické pro schvalování přijatých faktur, smluv apod.
Zavedením řešení DMS, zejména pokud je integrováno s ERP, datovými schránkami a dalšími klíčovými aplikacemi podniku, dojde výrazně k omezení práce s originály nebo kopiemi dokumentů v papírové podobě – uživatel v jakémkoli bodě procesu zpracování dokumentu pracuje výhradně s dokumentem v elektronické podobě. To významně zvyšuje efektivitu práce a snižuje náklady na kancelářské potřeby i prostory. Rovněž DMS vytváří místo pro sdílení informací, dává nástroje pro dohledatelnost událostí a dokumentů, a tím všechny procesy činí transparentními.
Možné využití
- Podnikový intranetový portál
- Řízení a správa dokumentů
- Řízení inženýrských dat
Microsoft SharePoint
Využívá třívrstvou architekturu klient-server, kde klientem je internetový prohlížeč, aplikační server je služba IIS na serveru Windows a databází je MS SQL server.
Integrace s ostatními aplikacemi
Důležitým faktorem je použití flexibilního otevřeného řešení, pomocí kterého se jednoduše staví systém na správu a řízení všech podnikových digitálních dokumentů. Samozřejmostí je přímá integrace s Microsoft aplikacemi, a to jak na klientovi (MS Office), tak i na straně serverů. Kromě toho, zejména díky .NET technologii, je možná integrace mnoha jiných aplikací, jako jsou například CADovské systémy.
Technologie
MS SharePoint je univerzální technologií, kterou organizace mohou využít k zvýšení efektivnosti obchodních procesů a zlepšení týmové produktivity, díky snadnému přístupu k informacím a rovněž díky možnosti zůstat ve spojení bez ohledu na organizační nebo geografické hranice.
Všeobecný přehled základních vlastností
- Portálové (intranetové) řešení
- Umožňuje komplexně spravovat informační obsah
- Řízená tvorba a sdílení dokumentů a informací a jejich archivace
- Upozornění systémem na změny
- Zabudované workflow (řízení oběhu, schvalování dokumentů)
- Centra schůzek pro efektivní sdílení dat z pracovních porad
- Interaktivní webové formuláře usnadňující sběr dat
- Publikační portál pro vytváření webového obsahu
- Vyhledávací portál zpřístupňující data z rozličných datových zdrojů
- Flexibilní seznamy
- Personalizace a osobní weby zaměstnanců
- Integrace s MS Office, MS Exchange a MS Outlook, případně dalšími informačními systémy
Základní vlastnosti v oblasti DMS
- Verzování dokumentů
- Řešení umožňuje v oblasti DMS správu, tvorbu včetně možnosti vyžádání rezervace dokumentů před úpravami, sledování a řízení dokumentů, správu verzí, vyhledávání a získávání archivovaných dat a dokumentů, vytváření pracovních skupin.
- Každý dokument je možno popsat popisnými daty, na uživateli to lze vynutit.
- Dokumenty je možné přímo editovat z prostředí Microsoft Office.
- Dokumenty jsou zabezpečeny přístupovými právy. Oprávnění lze aplikovat i na položky.
- Dokumenty lze vyhledávat fulltextově nebo pomocí formuláře a popisných dat.
- Nad každým dokumentem lze spustit workflow, např. schvalovaní proces.
SharePoint - výhody
- zvyšováni produktivity zaměstnanců
- správa a sledování dokumentů
- snadné používaní a integrace s Microsoft Office
- rozvíjení řešení podle sebe přesně na míru
- možnost sestavení vlastního prostředí pro spolupráci
- přehlednější kontrola a správa informací
- nastavení oprávnění a zabezpečení na různých úrovních
Přehled příkladů modulových rozšíření
- Podatelna - slouží k zavedení papírových dokumentů do DMS. Každý dokument je opatřen čárovým kódem, naskenován a umístěn do adekvátní složky v DMS, případně je nad ním spuštěn workflow
- Datové schránky - komplexní řízení přijatých nebo odeslaných zpráv
- Smlouvy - evidence smluv v elektronické podobě
- Objednávky - objednávání materiálů a služeb od dodavatelských společností. Objednávky lze zasílat přímo ze systému v elektronické podobě nebo tisknout a podepsané odeslat faxem nebo poštou.
- Spis - vedení spisů, které jsou vloženy jako záznam, a opatřené popisnými daty. Do spisů lze zakládat dokumenty různých verzí, které mohou být rovněž opatřeny popisnými daty. Na spis i dokumenty možno nastavovat oprávnění jednotlivým uživatelům.
- Půjčovna - evidence zapůjčování prostředků (auta, projektory, místnosti…)
- Rozpracovaná projektová dokumentace - sdílené úložiště s aktivním verzováním rozpracované projektové dokumentace a souvisejících dokumentů
Obvyklé etapy implementace
Definice projektu
- Představení projektových týmů zákazníka a dodavatele
- Potvrzení rozsahu implementace
- Smluvní zajištění projektu
- Stanovení eskalační procedury
- Příprava dokumentů
- Schválení projektového plánu
Analýza
- Vytvoření návrhu řešení v souladu se zadáním projektu
- Workshopy projektového týmu
- Popis akceptačních scénářů
- Definice rizik projektu
- Aktualizovaný Projektový plán
Realizace
- Vývoj komponent
- Instalace a konfigurace MS SharePoint Services 3.0
- Instalace a konfigurace řešení
- Návrh postupu přesunu řešení z vývojového prostředí do testovacího a následně do produkčního
Nezbytné aktivity a podpora ze strany zákazníka
- Vytvoření organizačních, časových a materiálních podmínek pro zaměstnance začleněné do projektu
- Vytvoření systémových účtů nutných pro běh systému
- Poskytnutí zdrojů pro provedení akceptačních scénářů
- Zajištění kompetentní osoby za jednotlivé systémy pro konzultace
- Zajištění spolupráce třetích stran
Testovací a produkční provoz
- Přesun z vývojového prostředí do testovacího a následně produkčního provozu, proškolení uživatelů a administrátorů
Mohlo by vás zajímat:
CERTIFIKACE:
Prohlédněte si
Server housing Brno
Server housing Brno je služba určená pro brněnské webhostingové firmy, softwarové vývojáře, velké internetové obchody a další společnosti sídlící nejenom v Brně, které vyžadují pohodlný přístup ke svému serveru a chtějí ho mít umístěný v moderním datacentru v centru Brna.
Server hosting
Prohlédněte si naši nabídku server hostingových programů. Nabízíme Server hosting v moderním nově vybudovaném datacentru. Server hosting nyní již od 1090,- Kč bez DPH.