Co je IT outsourcing a 5 scénářů, kdy se vyplatí

Outsourcing je způsob zajišťování různých podpůrných činností nebo procesů firmy za pomocí externích dodavatelů. Cílem outsourcingu je využít odborné znalosti a zdroje dodavatele, aniž by bylo nutné rozšiřovat interní kapacity.

IT outsourcing představuje termín pro využívání externích zdrojů za účelem provozu či údržby IT systémů. Může se jednat například o outsourcing vývoje softwaru, správu databází, provoz cloudových služeb, zabezpečení IT infrastruktury nebo technickou podporu.

Díky outsourcingu IT zefektivníte provoz a získáte přístup k novým technologiím i specializovanému know-how, a to vše při nižších nákladech.

Nejčastěji outsourcované IT služby

Outsourcing v IT může zahrnovat jednorázové projekty, ale i rutinní činnosti spojené se správou IT. Mezi nejčastěji outsourcované oblasti patří například:

• Správa IT instrastruktury: Outsourcing může zahrnovat kompletní správu serverů, serverových clusterů, cloudových služeb, správu sítí, databázových a storage systémů. Spadají sem ale i služby kolokace v datových centrech.
• Technická podpora a helpdesk: K outsourcingu technické podpory se přistupuje nejčastěji za účelem zrychlení a zefektivnění řešení technických problémů. Externí poskytovatelé zpracovávají nejčastější dotazy a nabízejí vzdálenou asistenci a řešení kritických chyb.
• Kybernetická bezpečnost: Rostoucí počet útoků i změny v legislativě týkající se kybernetické bezpečnosti přispívají k vzestupu outsourcingu činností spojených s ochranou firemního IT. Roste zájem o jednorázové analýzy bezpečnostních rizik, asistenci s převedením zákonných požadavků do praxe nebo implementaci bezpečnostních nástrojů, firewallů a další ochrany.
• Vývoj software: Outsourcing vývoje software může zahrnovat pronájem kapacit jednotlivých vývojářů, ale i využití celých týmů, které zajistí kompletní návrh projektu i realizaci, včetně programování, nasazení do provozu a dalších podpůrných aktivit.

Dříve, než se rozhodnete se poohlédnout po nabídce poskytovatelů IT outsourcingu, konkretizujte výběr jednotlivých činností a procesů, které budete chtít řešit externími kapacitami.

Druhy IT outsourcingu podle rozsahu činností

Po výběru činnosti outsourcingu přichází na řadu rozhodnutí o rozsahu služeb. Záleží čistě na potřebách konkrétní organizace, v jaké míře se rozhodne vybrané procesy outsourcovat. Existují totiž dva přístupy:

• kompletní outsourcing: případ, kdy celá IT agenda firmy, včetně přípravy hardware, jeho umístění, provozu, údržby a dalších podpůrných činností, přejde pod správu externího poskytovatele služeb.
• selektivní outsourcing: model, při kterém jsou vyčleněny pouze specifické IT služby nebo procesy (např. správa vybraných systémů, provoz log managementu) bez kompromisů na úrovni kontroly nad kritickými oblastmi podnikání.

Dopady geografické polohy dodavatele

V neposlední řadě je potřeba zvážit, v jakých vodách budete dodavatele služeb lovit. Nákladovost outsourcingu může totiž významně ovlivnit geografická poloha společnosti, která externí služby poskytuje.

Na základě vzdálenosti mezi zákazníkem a poskytovatelem služeb se rozlišují tři modely outsourcingu: onshore, nearshore a offshore outsourcing.

• Onshore outsourcing označuje situaci, kdy externí služby poskytuje společnost nacházející se ve stejné zemi jako zákazník. Tento model minimalizuje rizika spojená s jazykovými, kulturními a časovými bariérami. Výhodou je také lepší porozumění místnímu trhu a regulačním požadavkům. Na druhou stranu, náklady na onshore outsourcing bývají vyšší než u následujících modelů.
• Při nearshore outsourcingu poskytuje služby společnost v sousední zemi, nebo zemi geograficky či kulturně blízké. Tento model je oblíbený u firem, které chtějí dosáhnout úspor, ale současně minimalizovat potenciální rizika spojená s geografickou vzdáleností.
• Offshore outsourcing spočívá v outsourcingu služeb do geograficky vzdálených zemí, často na jiný kontinent. Výhodou tohoto přístupu je výrazné snížení nákladů, protože se často jedná využívání služeb v zemích s levnou pracovní silou. Riziko mohou představovat jazykové i kulturní bariéry.

V mnoha průmyslových odvětvích o úspěšnosti outsourcingu rozhoduje hlavně ochota lidí pracovat za velmi málo peněz. V případě IT se ale v různých státech spolu s cenou práce liší i úroveň znalostí IT specialistů. Hledání ideálního poměru ceny a kvality je proto svatým grálem IT outsourcingu.

Dobrou zprávou je, že Česká republika patří ke špičce a mezi státy střední a východní Evropy je podle agentury Addeco nejoblíbenějším místem pro IT outsourcing. „Zahraniční firmy si u nás cení především vyspělosti právního systému, politické stability, infrastruktury, vzdělávacího systému a datové bezpečnosti,“ uvedl pro Hospodářské noviny Ondřej Wysoglad, ředitel personální agentury Addeco ČR a SK. Když se k tomu přidá snazší komunikace a krátká dojezdová vzdálenost, nemají české firmy příliš velký důvod své služby outsourcovat v zahraničí.

Kdy outsourcovat IT: 5 typických scénářů

Různé varianty, rozsahy a modely spolupráce napovídají, že outsourcing je dnes vhodnou cestou pro menší i velké společnosti. Jak ale poznat ten správný čas na zahájení spolupráce? Sestavili jsme několik scénářů, s nimiž se v praxi setkáváme u našich zákazníků v MasterDC.

1. Rostoucí náklady na interní IT tým

Stejně jako farmář nebude platit sběrače ovoce v únoru, nemá smysl platit vlastního IT zaměstnance jen proto, že je občas něco nutné opravit nebo nastavit nový SSL certifikát. Z hlediska nákladů je efektivnější využít externího technika nebo administrátora na akutní zásah nebo jednorázovou analýzu problému.

Využít můžete i kontinuální spolupráci, díky níž získáte externí tým, který bude dobře znát vaše řešení a poradí i se složitějšími problémy. V MasterDC si například v rámci měsíční paušální částky předplácíte libovolný počet hodin na správu serveru, které můžete čerpat jak na běžnou údržbu, tak specifické požadavky na úpravu a optimalizaci svých technologií.

2. Nedostatek interní odbornosti

Jednorázové implementace nových systémů nebo migrace do nového prostředí jsou velmi komplexní. Pojí se s celou řadou návazností a potenciálních problémů, kterým dokážou externí specializované firmy předejít. Díky zkušeným týmům jsou přesuny rychlejší a plynulejší.

3. Složitost IT prostředí

Velkou výzvou pro interní týmy může být správa rozsáhlé IT infrastruktury s několika pobočkami, propojenými systémy a komplexní sítí. Taková infrastruktura vyžaduje pokročilé nástroje a nepřetržitý monitoring, včetně specialistů s dostatečnými znalostmi a schopností okamžitě reagovat na případné incidenty.

Outsourcing správy takto komplexní infrastruktury poskytne nejen přístup k enterprise technologiím, ale i nonstop zastupitelnost odborníků. Celé řešení bude díky tomu stabilnější a odolnější proti výpadkům.

4. Modernizace nebo zabezpečení IT infrastruktury

Projekty zahrnující přípravu nové e-commerce platformy, modernizaci výrobních technologií nebo posílení zabezpečení citlivých dat vyžadují zásadní změny v IT infrastruktuře.

Nové architektury mají zároveň vysoké požadavky na škálovatelnost, integraci automatizačních nástrojů a implementaci pokročilých bezpečnostních opatření. Interní IT týmy mohou mít pro realizaci takto rozsáhlých projektů omezené kapacity.

Outsourcing návrhu IT architektury a nasazení nového řešení zajistí, že systém bude navržen s ohledem na budoucí rozšiřitelnost, optimální využití výkonu a vysokou bezpečnost. Interní oddělení se díky tomu může soustředit na údržbu stávající infrastruktury a přípravu začlenění nových technologií do stávajícího ekosystému.

5. Fokus na hlavní činnost

V některých případech se zkrátka hodí hlavně optimalizovat interní zdroje a soustředit se na klíčové aktivity. Outsourcing správy IT infrastruktury podporuje přesně tyto záměry a umožní firmě investovat více zdrojů pro svůj strategický rozvoj.

Obecná motivace k outsourcování IT služeb

Náklady na interní týmy jsou stále hlavním motivátorem k outsourcingu. Podle údajů Českého statistického úřadu činila průměrná hrubá měsíční mzda ICT specialistů v roce 2023 téměř 90 tisíc korun. Když k tomu připočteme odvody za zdravotní a sociální pojištění, tak průměrný „ajťák” stojí zaměstnavatele kolem 120 tisíc korun.

Podle studie společnosti Deloitte je nejčastějším důvodem k outsourcingu právě snižování nákladů a zajištění základní infrastruktury společnosti.

Přední výhody IT outsourcingu

Nejsou to ale jen významné úspory, které dělají z outsourcingu žolíka firemního IT. Také zkušenosti IT odborníků a přesah externí firmy do různých oblastí může mít velmi citelný přínos. Jaké jsou tedy hlavní výhody outsourcingu IT?

Snížení nákladů

Významný motivátor a největší výhoda. Místo vysokých mzdových nákladů na interní IT administrátory platíte jen za skutečně odvedenou práci. Rozpočet lze navíc rozdělit mezi více různých specialistů.

Zkušenosti, technologie a interdisciplinární přesah

Interní IT tým sice zná firemní infrastrukturu lépe než vlastní boty, když je ale potřeba něco zdokonalit nebo přejít na náročnější řešení, musí studovat a získávat praxi za pochodu, což může být zdlouhavé, neefektivní a někdy i bez šťastného konce.

Výhodou externích techniků a administrátorů je, že mají zkušenosti z mnoha projektů, díky nimž dokáží IT infrastrukturu vidět v širších souvislostech a dobře znají úskalí různých operačních systémů, virtualizačních platforem nebo softwaru. Firma poskytující outsourcing navíc zpravidla disponuje početným týmem IT odborníků a techniků, kteří mají různá zaměření a navzájem se doplňují.

Převedení odpovědnosti za plynulý chod

Výhodou managed řešení je i převedení odpovědnosti za plynulý chod služeb na externí firmu. Garantovaná dostupnostVysoká dostupnostPojem vysoká dostupnost (HA = High Availability) udává úroveň kvality služby z hlediska její uživatelské dostupnosti.více hostingové služby totiž patří mezi důležitá smluvní ujednání a specifikuje úroveň dané služby.

Nepřetržitý monitoring a reakce technického týmu

Zatímco interní IT týmy pracují obvykle v rámci standardní pracovní doby, externí poskytovatelé zajistí nonstop dohled a okamžité řešení problémů, čímž minimalizují riziko výpadků a bezpečnostních incidentů. Proaktivní monitoring umožňuje rychlé odhalení a nápravu incidentů ještě před tím, než ovlivní provoz firmy.

3 nejčastější obavy z outsourcingu IT

Navzdory nepopiratelným přínosům se firmy stále zdráhají svěřit správu nebo část procesů externímu dodavateli. Nevýhodami outsourcingu jsou obavy plynoucí ze ztráty kontroly, bezpečnostních rizik nebo skrytých poplatků.

Ztráta kontroly

Riziko ztráty kontroly nad klíčovými procesy je jedním z největších strašáků při outsourcingu. Firmy se obávají, že přenesením správy na externího poskytovatele ztratí přímý vliv na rozhodování, rychlost reakce a celkovou kvalitu služeb.

Solidní poskytovatel ale veškerá zásadní rozhodnutí konzultuje a o významných změnách své zákazníky včas informuje. Zárukou pro úroveň a kvalitu služby vám vždy bude smlouva; v jednom z našich článků jsme shrnuli, na co si dát pozor ve smlouvě o poskytování služeb.

Nedostatečné zabezpečení a ochrana dat

Zejména organizace spravující citlivá data se obávají, že předáním dat třetí straně vystaví své systémy a informace zvýšenému riziku úniku, kybernetických útoků nebo nesouladu s regulačními požadavky.

Řada poskytovatelů přitom musí splňovat přísná bezpečnostní pravidla a normy, které podléhají kontrole nezávislých specializovaných orgánů. Zabezpečení síťové infrastruktury i jednotlivých platforem mívá díky enterprise komponentám a profesionálnímu zázemí zpravidla vyšší úroveň než IT infrastruktura v on-premises serverovně.

Skryté náklady a závislost na dodavateli

Potenciálním problémem mohou být také neplánované nebo dodatečné poplatky za služby, ale i celková závislost na jednom dodavateli. V MasterDC například za účelem diverzifikace rizik nabízíme zákazníkům bezpečné propojení služeb v našich datacentrech s on-premises řešeními a dalšími infrastrukturami.

Pečlivě připravená smlouva a jasně stanovené podmínky spolupráce rovněž snižují potenciální rizika. Navázání dlouhodobé spolupráce s vybraným partnerem může navíc přinést i celkově výhodnější podmínky.

Proto své obavy před zavedením outsourcingu nepodceňujte a důkladně si prověřte dodavatele i parametry služby. Jedině tak vám outsourcing poslouží jako praktický nástroj pro efektivní správu IT a uvolnění interních zdrojů pro stěžejní projekty.